Phân định trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics về cung cấp chứng từ hàng hóa trong quá trình giao nhận

Tại Hatoco, chúng tôi hiểu rằng việc quản lý và cung cấp chứng từ hàng hóa một cách minh bạch, chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ, hợp pháp và hiệu quả. Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ trách nhiệm của một thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics trong việc này, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi nhất cho Quý khách hàng.

I. NGHĨA VỤ CHUNG CỦA HATOCO VỀ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA

  • Cung cấp đầy đủ và đúng hạn: Hatoco có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến hàng hóa cho bên sử dụng dịch vụ (Quý khách hàng), các đối tác vận chuyển, cơ quan nhà nước hoặc các bên liên quan khác khi cần thiết hoặc có yêu cầu hợp lệ. Điều này đặc biệt quan trọng để khách hàng có căn cứ xác nhận và thanh toán.
  • Đảm bảo tính xác thực: Hatoco có quyền và nghĩa vụ kiểm tra sự xác thực của vận đơn hoặc các chứng từ vận chuyển tương đương khác do bên thuê vận chuyển cung cấp để đảm bảo tính hợp lệ của toàn bộ quy trình.
  • Thông báo kịp thời: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có bất kỳ lý do chính đáng nào vì lợi ích của khách hàng mà cần thực hiện khác với chỉ dẫn ban đầu, Hatoco sẽ thông báo ngay lập tức cho Quý khách hàng để cùng thống nhất phương án xử lý.
  • Lưu trữ chứng từ khoa học: Hatoco sẽ sắp xếp và lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng một cách khoa học và an toàn, đảm bảo dễ dàng tra cứu và cung cấp khi có yêu cầu.

II. CÁC LOẠI CHỨNG TỪ HÀNG HÓA THƯỜNG GẶP TRONG QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN VỚI HATOCO

Tùy thuộc vào loại hình vận chuyển và yêu cầu cụ thể của từng lô hàng, các chứng từ hàng hóa có thể bao gồm:

  • Vận đơn (Bill of Lading – B/L cho đường biển, Airway Bill – AWB cho đường hàng không): Chứng từ quan trọng do người vận tải hoặc Hatoco (với vai trò người giao nhận) phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng lên phương tiện vận tải và cam kết giao hàng đến địa điểm quy định. Đây cũng là căn cứ để xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa.
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ yêu cầu người mua trả số tiền hàng, bao gồm thông tin chi tiết về người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng và thanh toán.
  • Phiếu đóng gói (Packing List): Bản kê khai chi tiết tất cả hàng hóa trong kiện hàng, bao gồm tên hàng, số hiệu, số hiệu hợp đồng, ngày bốc hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, cần thiết cho việc hưởng ưu đãi thuế quan hoặc phục vụ mục đích quản lý nhà nước.
  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form): Chứng từ khai báo với cơ quan hải quan để làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩu, được lập trên hệ thống điện tử.
  • Các chứng từ khác (nếu có): Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate), Giấy chứng nhận hun trùng, Hợp đồng thương mại, v.v., tùy theo yêu cầu đặc thù của từng loại hàng hóa và quy định của pháp luật.

III. TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ CỦA HATOCO TRONG QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN CHỨNG TỪ

  • Trước khi hàng hóa được vận chuyển:
    • Hatoco sẽ phối hợp chặt chẽ với Quý khách hàng để đảm bảo tất cả các chứng từ cần thiết cho việc vận chuyển và thông quan (như hóa đơn, phiếu xuất kho, C/O, Packing List…) được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.
    • Chúng tôi sẽ kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ do khách hàng cung cấp trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
  • Trong quá trình vận chuyển:
    • Hatoco có trách nhiệm đảm bảo các chứng từ đi kèm hàng hóa được bảo quản an toàn, tránh thất lạc hoặc hư hỏng.
    • Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào (như hàng hóa bị hư hỏng, mất mát, hoặc có sự cố ảnh hưởng đến chứng từ), Hatoco sẽ chủ động thông báo ngay lập tức cho Quý khách hàng để phối hợp xử lý kịp thời.
  • Khi giao nhận hàng hóa:
    • Hatoco sẽ đảm bảo nhân viên giao nhận hoặc đơn vị vận chuyển đối tác cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan (như phiếu giao hàng, biên bản bàn giao) để Quý khách hàng kiểm tra và ký xác nhận.
    • Trong trường hợp Quý khách hàng phát hiện bất kỳ sai sót nào trên chứng từ hoặc hàng hóa không đúng như mô tả, cần thông báo ngay lập tức cho nhân viên giao nhận và liên hệ Hatoco qua Hotline 085 945 8866 để được hỗ trợ xử lý.
    • Sau khi Quý khách hàng đã ký xác nhận vào biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan mà không có bất kỳ ghi chú hay phản ánh nào, Hatoco sẽ coi như việc giao nhận đã hoàn tất theo đúng thỏa thuận.